{"id":5786,"date":"2021-11-09T15:45:00","date_gmt":"2021-11-09T14:45:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.com\/?p=5786"},"modified":"2021-11-09T15:45:00","modified_gmt":"2021-11-09T14:45:00","slug":"die-restlose-aufloesung-meiner-bisherigen-to-do-apps-und-die-zusammenfuehrung-unter-getting-things-done-gtd-der-zweite-teil-von-teil-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.de\/testaufbauwp\/2021\/11\/09\/die-restlose-aufloesung-meiner-bisherigen-to-do-apps-und-die-zusammenfuehrung-unter-getting-things-done-gtd-der-zweite-teil-von-teil-2\/","title":{"rendered":"Die restlose Aufl\u00f6sung meiner bisherigen To-do-Apps und die Zusammenf\u00fchrung unter Getting Things Done (GTD) – Der zweite Teil von TEIL 2"},"content":{"rendered":"

\u00dcber die Jahre sind die To-do-Apps auf meinen jeweiligen Handys mehr und mehr geworden, ohne dass ich wirklich mehr und mehr geschafft h\u00e4tte. Klar, der Tag hat nur 24 Stunden, kann man nun n\u00fcchtern sagen – aber mir geht es mit der Aussage eher darum, offene Dinge wirklich erledigt zu bekommen und idealerweise in selbstgesetzter Zeit oder eben vorgegebenen Deadlines. Und ja, da war ich in letzter Zeit nicht gut und die Tendenzen der Unp\u00fcnktlichkeit und noch schlimmer, der Vergesslichkeit, eher steigend. Also, Gegenma\u00dfnahme: Schluss mit mehr als einer To-do-App. Und ein System muss her. Was also lag n\u00e4her, als mit GTD, Getting Things Done von David Allen loszulegen? Hier nun der zweite Teil, um euch nicht mit zu viel Information und Anleitung auf einmal zu erschlagen!<\/em><\/p>\n

\"Gettings
Gettings Things Done, David Allen, aus meinem B\u00fccherregal \/ Bild-\/Quelle: privat<\/figcaption><\/figure>\n

\n<\/p>

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GTD hat nun, da das Buch ein gewisses Alter hat, weitere Ratschl\u00e4ge zur physikalischen (Papier-)Ablage<\/strong>. Auf diese gehe ich nicht weiter ein, da ich euch ja mit mir zusammen an eine App f\u00fchren m\u00f6chte, die GTD problemlos abbilden kann. Aber, falls ihr noch Aktendeckel, Postk\u00f6rbe und Ablagefl\u00e4che freihabt, schnappt euch das Buch (deutsche Variante<\/a> oder die englische<\/a>), David Allen beschreibt ein einfaches und wirksames System!<\/p>\n

Damit haben wir den Block Organisieren<\/strong> im Kurzformat durch. Aufgrund der L\u00e4nge und auch der hoffentlich genug in den Vordergrund gestellten Wichtigkeit wisst ihr nun, dass dies ein extrem wichtiger Bestandteil von GTD ist.<\/p>\n

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Und nun sind wir beim Thema Durchsicht<\/strong>:
GTD will dein Gehirn von allem „Gedankenm\u00fcll“ zu Aufgaben und damit in Verbindung stehenden Sachen und Terminen befreien. Und, das System muss so wasserdicht sein, dass dein Gehirn ihm vertraut und aufh\u00f6rt, st\u00e4ndig dar\u00fcber zu gr\u00fcbeln, ob alles l\u00e4uft und dass nichts vergessen wurde. Daher ist die Durchsicht ein zentrales Thema!
Du musst an den Punkt kommen, wo du sp\u00fcrst, dass du ein Gef\u00fchl der Kontrolle hast und sich in dir damit Entspannung breit macht! Daf\u00fcr ist eine regelm\u00e4\u00dfige Durchsicht und eben auch der stete aktuelle Stand deines GTD-Systems wichtig.<\/p>\n

F\u00fcr die Durchsicht gibt es zwei wesentliche Bestandteile:<\/p>\n

    \n
  1. Tagt\u00e4glicher morgendlicher Checkflug \u00fcber den Tag<\/strong>:
    Blick in den Terminkalender (was ist und wie viel Zeit bleibt mir f\u00fcr andere Dinge)
    Sichtung der Liste n\u00e4chste Schritte<\/strong>
    \u00dcberpr\u00fcfung von Kontext-Kategorien\n

    Auf letztere bin ich noch nicht eingegangen, ich mache das in aller K\u00fcrze: Eine absolute St\u00e4rke von GTD sind Kontext-Kategorien. Ich hatte zuvor schon die eine oder andere so nebenbei ganz verst\u00e4ndlich mit aufgelistet – aber der wirkliche Charme kommt durch eine f\u00fcr euch sinnvolle Erweiterung. Aber zuerst: worum geht es.
    Stell dir vor, du hast einen Tag, der komplett mit Meetings best\u00fcckt ist. Also keine Chance auf produktive Arbeit… also, au\u00dferhalb der Meetings, nat\u00fcrlich!
    Aber was, wenn ein Meeting 20 Minuten fr\u00fcher fertig ist? Die Zeit will man ja nicht ungenutzt verstreichen lassen! Aber in einer normalen Ablage zwischen E-Mail-Eingang, Terminkalender und Papierstapel dauert es meist l\u00e4nger, eine kurze Erledigung zu finden, als der Timeslot lang ist, den man gerade hat. Daher gibt es bei GTD Kontext-Kategorien. Und eine hei\u00dft, passenderweise, 20 Minuten. Eine andere k\u00f6nnte zum Beispiel „Arzt“ hei\u00dfen, oder „Strand“ oder „Bahnfahrt“.
    Jede dieser Kategorien hat einen Kontext: in die 20 Minuten<\/strong> wirst du dir Aufgaben, die nicht l\u00e4nger als 20 Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Hast du so eine L\u00fccke, hast du sofort ein To-do parat und genauso schnell und effizient erledigt.
    Der Kontext Arzt<\/strong> steht f\u00fcr einen Ausw\u00e4rtstermin, der Telefonieren und E-Mail-Schreiben quasi unm\u00f6glich macht, ebenso wie die IT-Nutzung. Aber auch hier k\u00f6nnen Aufgaben erledigt werden, weil du einfach alles vorbereitet und in deinem System hinterlegt hast: Fachartikel lesen, Texte redigieren, nachdenken, Probleme l\u00f6sen, etc.
    In Strand<\/strong> k\u00f6nnte deine B\u00fccherliste f\u00fcr den Urlaub liegen, in Bahnfahrt<\/strong> etwas, wof\u00fcr du schlechtes und nur teilweise verf\u00fcgbares Internet und kaum Telefonempfang hast, du aber vier Stunden und eine gewisse Versp\u00e4tung mit eingerechnet hast.<\/p>\n

    Ich hoffe, du hast das Bild, was unter Kontext gedacht ist, ich springe nun zum zweiten essenziellen Durchsicht-Element:<\/p>\n<\/li>\n

  2. Das R\u00fcckgrat, der allumfassende Wochenendr\u00fcckblick<\/strong>
    Dauer: schon mal bis zu zwei Stunden! Also: plane das ein!
    Ziel: Wenn du fertig bist, ist der Eingangskorb<\/strong> leer und verteilt, du wei\u00dft, was du die Woche \u00fcber erledigt hast und hast einen \u00dcberblick, was dich die n\u00e4chste Woche erwartet. F\u00fcr alles, wenn ben\u00f6tigt, gibt es vorbereitetes Referenzmaterial<\/strong>, wichtige Termine<\/strong>, zum Beispiel von delegierten Aufgaben, hast du zus\u00e4tzlich im Kalender mit Alarm notiert und die n\u00e4chste Woche ist somit umfangreich vorbereitet.
    Ach: vergiss nicht, Ideen<\/strong>, die dir bei der Durchsicht kommen, ebenfalls gleich in das GTD einzuarbeiten!
    Die Projektliste<\/strong> betrachtest du unter dem Aspekt „Wie ist der Stand von…?“. Auch hier: aktueller Stand<\/strong>, Holdings<\/strong> (delegierte Arbeiten), erg\u00e4nzendes Material<\/strong>, etc. Alles da!
    Und, wir haben Tr\u00e4ume, daher sehen wir auch die Vielleicht\/Eines Tages<\/strong>-Liste durch. W\u00fcnsche und Tr\u00e4ume aktuell? Was schon erledigt, was neu?\n

    <\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n

    Und zu guter Letzt der heilige Gral: das Erledigen<\/strong>!
    Aber, Moment. So einfach ist es nicht! Was will denn wieso und wann erledigt werden? Daher, die Leitfrage: Wie entscheide ich, in einem bestimmten Moment, was als N\u00e4chstes zu tun ist?<\/strong><\/p>\n

    Ja, gute Frage! Und hier die Antwort.
    Auf Basis deiner Intuition<\/strong> und …:<\/p>\n

      \n
    1. Kontext: Arzt-Liste muss ohne Telefon und Computer gehen. Daher die n\u00e4chsten Schritte <\/strong>in Kategorien unterteilen, damit die Aufgabe zum aktuellen Moment zu finden ist.<\/li>\n
    2. Zeit: wof\u00fcr habe ich heute\/gerade eben eigentlich wirklich Zeit?<\/li>\n
    3. Kraft: Wof\u00fcr habe ich noch Power – und, unter uns, ganz ehrlich gesagt: Worauf habe ich noch Lust?<\/li>\n
    4. Priorit\u00e4t: overruling all above – daher am Ende der Liste: Welche ist die wichtigste und dringendste Aufgabe auf der Liste. Ich bin kein Freund der Eisenhower-Matrix, daher streiche ich f\u00fcr mich immer den dringenden Teil – da ich versuche, Aufgaben so zeitlich zu bearbeiten, dass sie gar nicht erst dringendst werden – aber dazu mache ich vielleicht mal einen eigenen Blog und Pod…\n

      Und jetzt seht ihr auch, warum die zuvor durchgef\u00fchrten t\u00e4glichen und w\u00f6chentlichen Durchsichten so wichtig sind: damit alle eure Daten und Informationen immer aktuell sind!<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n

      Ich wei\u00df, dass viele Menschen Probleme damit haben, Priorit\u00e4ten zu setzen. Daher, ein kleines Modell aus dem GTD, damit ihr einen Ma\u00dfstab habt:
      Die Wahrnehmungsdistanz<\/strong>. 
      Das f\u00fchre ich jetzt nicht im Detail auf, wenn ihr hier Probleme habt, sollten euch die knapp unter 15 Euro f\u00fcr das Buch das wert sein.
      Kurze Zusammenfassung: Sechs Schritte, von aktueller Horizont bis zu Horizont 5, eurem Lebenszweck. Jeder Horizont hat eine zeitlich limitierte Sichtweise, z.B. laufende Projekte oder eine Visualisierung, wo du dich in zwei bis drei Jahren siehst. So k\u00f6nnen Priorit\u00e4ten ermittelt werden – allerdings nur, wenn ihr dann auch regelm\u00e4\u00dfig eure Horizonte auf dem aktuellen Stand haltet! <\/p>\n

      Wow – jetzt wo ich das so sehe, stelle ich erst fest, wie lange das wird. Ich trenne den Teil zwei daher auf, damit er verdaulicher kommt! 
      Daher, zum nun eigentlichen Ende eine kurze Zusammenfassung:<\/p>\n

      Dauernd alles im Kopf haben zu wollen, verursacht Stress und f\u00f6rdert die Vergesslichkeit und das gedankliche Chaos. Daher: GTD nutzen, es bringt wieder Ordnung ins Leben und l\u00e4sst das Gehirn mit „Denken“ das tun, was es am besten kann.
      Und, wenn du das System konsequent anwendest, erledigst du mehr als jetzt in weniger Zeit und bist daher auch noch entspannter!<\/p>\n

      R\u00fcckgrat sind die f\u00fcnf Schritte:<\/p>\n

        \n
      1. Sammeln<\/strong>: Aufgaben, Ideen, Gedanken. Schriftlich fixieren und ab in einen „Beh\u00e4lter“. Schon ist der Kopf frei f\u00fcr die wichtigen Aufgaben!<\/li>\n
      2. Verarbeiten<\/strong>: Den Beh\u00e4lter von oben regelm\u00e4\u00dfig leeren und f\u00fcr jedes To-do kl\u00e4ren, was es ist, worum es geht und um was es sich handelt.<\/li>\n
      3. Organisieren<\/strong>: Ergebnisse aus 2. in strukturierte Listen \u00fcbertragen (n\u00e4chste Schritte, Projekt, Holding, etc.)<\/li>\n
      4. Durchsehen<\/strong>: ein Kernelement! Die t\u00e4gliche und w\u00f6chentliche Durchsicht der Listen, um festzustellen, was erledigt werden kann, was muss und in welcher Zeit. Mit diesem Schritt entsteht das eigentliche Systemvertrauen, damit das Gehirn losl\u00e4sst!<\/li>\n
      5. Erledigen<\/strong>: Na, warum hei\u00dft es wohl getting things done? Ja, GENAU! Weil wir nun nach Kontext, Zeit, Ort oder Wichtigkeit ganz entspannt die jeweiligen Aufgaben abarbeiten und erledigten k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ol>\n

        Und damit endet der „kurze“ Ausflug in die Welt des GTD, wie es im Buche steht – und im n\u00e4chsten Teil geht es dann an die Umsetzung in einer App! Bleibt dran!<\/p>\n

        <\/p>\n

        \n
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