{"id":5801,"date":"2021-11-15T16:00:00","date_gmt":"2021-11-15T15:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.com\/?p=5801"},"modified":"2021-11-15T16:00:00","modified_gmt":"2021-11-15T15:00:00","slug":"die-restlose-aufloesung-meiner-bisherigen-to-do-apps-und-die-zusammenfuehrung-unter-getting-things-done-gtd-der-zweite-teil-von-teil-3-und-nun-wird-es-digital-todoist","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.de\/testaufbauwp\/2021\/11\/15\/die-restlose-aufloesung-meiner-bisherigen-to-do-apps-und-die-zusammenfuehrung-unter-getting-things-done-gtd-der-zweite-teil-von-teil-3-und-nun-wird-es-digital-todoist\/","title":{"rendered":"Die restlose Aufl\u00f6sung meiner bisherigen To-do-Apps und die Zusammenf\u00fchrung unter Getting Things Done (GTD) – Der zweite Teil von Teil 3 – und nun wird es digital! @todoist"},"content":{"rendered":"

Im ersten Teil<\/a> habe ich euch eine kurze Auswahl der immer noch in Betrieb befindlichen To-do-Apps auf meinem Handy informiert. Im zweiten Teil<\/a>, den ich zur hoffentlich besseren Verst\u00e4ndlichkeit in zwei Teile<\/a> geteilt hatte, habe ich mich an die Kernbotschaften von GTD, Getting Things Done von David Allen, gemacht. Im ersten Teil von Teil 3 habe ich nun endlich den Vorhang gel\u00fcftet und euch die besagte App Todoist<\/a> als das Ziel unserer GTD-Digitalisierungsbestrebungen vorgestellt. Und jetzt der Moment, auf den ihr alle gewartet habt: wir f\u00fchren die Notwendigkeit aus Teil eins, die theoretischen Vorgaben und Tipps aus Teil zwei, 1. Teil und 2. Teil, zusammen und digitalisieren das alles in einer App. Und ja, jetzt f\u00fcr alle, den den ersten Teil von Teil 3 noch nicht geh\u00f6rt oder gelesen haben oder es schon wieder vergessen oder verdr\u00e4ngt haben \u2013 verrate ich euch den daf\u00fcr auserkorenen App-Namen \u2026 Es handelt sich um \u2026 <Musik!><\/em><\/p>\n

\"Gettings
Gettings Things Done, David Allen, aus meinem B\u00fccherregal \/ Bild-\/Quelle: privat<\/figcaption><\/figure>\n

\u00a0<\/p>\nhttps:\/\/zopb4l.podcaster.de\/download\/181_20211108_ichbindochnichthierumbeliebtzusein_com_GTD_mit_Todoist_Der_zweite_Teil_von_Teil_3.mp3<\/a><\/audio>\n

<\/p>\n

Todoist<\/strong> <\/a>ist die App meiner Wahl. Ohne es zu wissen, habe ich dort auch einen Account, bereits aus dem Jahr 2013. Muss aber gestehen, daran fehlt mir jede Erinnerung, werter Herr Vorsitzender\u2026!<\/p>\n

Wer noch ein wenig Bebilderung und mehr Details w\u00fcnscht, kann sich bei Todoist im Web noch eine Anleitung ansehen, Link dazu hier<\/a>. Sonst folgt meiner gleich beginnenden Anleitung\u2026<\/p>\n

Und dann gleich noch ein kleines \u201eSchmankerl\u201c: Du wirst bei Umsetzung und vor allen der Nutzung feststellen, dass GTD auch in der kostenfreien Version gut funktioniert \u2013 aber auch, dass es Grenzen gibt. Vor allem, wenn es mehr wird und sich Listen (Projekte) und Etiketten mehren, kommst du um ein Upgrade auf eine Bezahlversion nicht rum. Daher habe ich f\u00fcr dich mit Todoist ein Goodie f\u00fcr dich ausgehandelt: wenn du dich \u00fcber diesen Link<\/a> hier anmeldest und einen Account anlegst, bekommst du volle zwei Monate<\/strong> den Pro-Plan f\u00fcr: umsonst<\/strong>!
Also: hier den Blog und Pod lesen und h\u00f6ren, Todoist laden und einrichten, dann den Link klicken, Account anlegen und zwei Monate die Pro-Version kostenfrei nutzen. Sp\u00e4testens dann wei\u00dft du, ob GTD und die Bezahlversion was f\u00fcr dich ist \u2013 ein fairer Deal, oder?<\/p>\n

Nun denn, ans Werk!
Wie bekommen wir die Schritte und die ganzen Listen in Todoist? Ganz einfach!<\/p>\n

Kleine Erinnerung: Das Kernst\u00fcck von GTD ist, dass du die Frage \u201eWas mache ich als N\u00e4chstes?<\/strong>\u201c jederzeit problemlos beantworten kannst.<\/p>\n

Dazu gehen wir durch ein f\u00fcnfstufiges<\/strong> Modell:<\/p>\n

    \n
  1. Sammeln<\/strong>: Wirklich alles fliegt in die App. Einfach auf „+“ dr\u00fccken und als Notiz in den Eingang werfen. Hauptsache, das Gehirn muss sich nicht mehr an alles erinnern!<\/li>\n
  2. Verarbeiten<\/strong>: Was habe ich hier und mit wieviel Aufwand kann ich es abarbeiten? Sofort, bei Zeitbedarf kleiner zwei Minuten, oder als mehrstufiges Projekt? Oder im Kontext einer Bahnfahrt oder eines Arztbesuches?<\/li>\n
  3. Organisieren<\/strong>: das erste Kernst\u00fcck! Alles, was dank 1. ins System kam und unter 2. mit Gedanken versehen vor-kategorisiert wurde, wird nun organisiert. Einfache Aufgabe, Projekt, mit oder ohne Unterprojekte und was sind die n\u00e4chsten Schritte und habe ich daf\u00fcr alle ben\u00f6tigten Informationen, Daten und Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Ansprechpartner sofort griffbereit?<\/li>\n
  4. Erledigen<\/strong>: Man m\u00f6ge es gar nicht glauben, aber nun ist der Moment der Momente: Die aktuelle Aufgabe wird erledigt. Abgearbeitet. Abgelegt. Und geschafft, ein To-do weniger!<\/li>\n
  5. Durchsehen<\/strong>: das zweite Kernst\u00fcck! T\u00e4glich die Aufgaben des Tages und des Folgetags durchsehen, pr\u00fcfen, dass alles zur Bearbeitung vorliegt, sonst beschaffen, zuordnen und idealerweise erledigen.\u00a0
    Und freitags (oder nach Wahl an einem anderen Tag) die gro\u00dfe Durchsicht: was ist offen, was ist erledigt, was steckt in den einzelnen Listen, was ist auf der Vielleicht\/Eines Tages-Liste drauf, was ist aktuell undatiert, sollte aber langsam in den Fokus r\u00fccken. Und was habe ich die Woche erledigt und was kommt in der n\u00e4chsten auf mich zu?<\/li>\n<\/ol>\n

    Ziel f\u00fcr mich war, das System in Todoist so einfach wie m\u00f6glich und auch so umfangreich wie n\u00f6tig zu bauen. Schlie\u00dflich, so die Theorie, will ich es so oft wie m\u00f6glich nutzen und schnell, schnell alles reinwerfen<\/strong>. Und ich muss mich selbst loben: Das ist mir wirklich gegl\u00fcckt. Und, wenn ihr es aktiv nutzt, h\u00e4lt euch auch Todoist bei der Stange: Wer mehr und regelm\u00e4\u00dfig Sachen erledigt, eintr\u00e4gt und verarbeitet, bekommt sogenannte Karma-Punkte<\/strong> und steigt so spielerisch bis zu f\u00fcnf Erfahrungsstufen auf. Achtung: in den Einstellungen nicht vergessen, Urlaubsabwesenheiten zu aktivieren, sonst geht es wieder r\u00fcckw\u00e4rts!<\/p>\n

    Und nun, endlich: mein Vorgehen!<\/strong><\/p>\n

      \n
    1. Steve, der J\u00e4ger und Sammler<\/strong>
      Ganz GTD-like packe ich alles durch Klick auf das „+“ in der App in den Eingang von Todoist. Einfach immer rein damit. Was mir in den Sinn kommt, woran ich mich erinnern m\u00f6chte, was mir einf\u00e4llt, was ich bei einem anderen Einfall besser machen k\u00f6nnte… „+“, „+“ und noch mehr „+“! Damit folge ich der Leitlinie, alles immer sofort<\/strong> einzugeben! Und entlaste mein Hirn und arbeite an dem Vertrauen in das System!
      Und obwohl Todoist mehrere Eingangsk\u00f6rbe abbilden kann, bleibe ich stoisch bei dem einen, der standardm\u00e4\u00dfig da ist! Das System einfach halten<\/strong>!
      Und durch die Nutzung der App auf dem Handy genie\u00dfe ich weitere Vorteile: Ich kann Bilder<\/strong> zu den Notizen einbinden, relevantes von Google Drive einbinden, noch bin ich zahlender Pocket-Nutzer, auch das wird in den Eingang gesp\u00fclt und alles, was IFTTT hergibt, schluckt auch Todoist!
      Und am Rande: ich kann Aufgaben mit Kommentaren<\/strong> und Unterprojekten<\/strong> versehen!<\/li>\n
    2. Nun drehen wir alles durch die Mangel und verarbeiten es<\/strong>
      Alles, was mehr als einen Schritt<\/strong> hat, wird zu einem Projekt<\/strong>. Alles, was weniger als zwei Minuten Zeit ben\u00f6tigt, wird sofort erledigt<\/strong>. Referenzmaterial<\/strong> hat heute keine Action und wird irgendwann mal ben\u00f6tigt. Was habe ich an wen bis wann delegiert<\/strong>? Mein Eingang l\u00e4uft \u00fcber? Dann in Handlungsschritte<\/strong> umwandeln!\u00a0
      Zur Erleichterung kann das eine oder andere in einen Termin mit Uhrzeit<\/strong> umgewandelt werden. Da liegt was, was kein Referenzmaterial ist und es wird nicht ben\u00f6tigt? L\u00f6schen<\/strong> dr\u00fccken! Und klar: alles bestehenden oder neu zu schaffenden Projekten<\/strong> und\/oder Etiketten<\/strong> hinzuf\u00fcgen!
      Ganz wichtig: die Aufgabe so konkret und umsetzbar eingeben und mit so viel Information anreichern wie nur m\u00f6glich!<\/strong><\/li>\n
    3. Achtung, Kernst\u00fcck Nummer eins – das Organisieren, jetzt wird es so richtig ernst!<\/strong>
      Um hier schnell und zielgerichtet zum Ziel zu kommen, empfiehlt es sich, in Todoist eine Mischung aus (selbst angelegten) Etiketten und (selbst angelegten) Projekten zu nutzen!\n
        \n
      1. Einfache Aufgabe, in weniger als zwei Minuten zu erledigen: sofort<\/strong> machen!<\/li>\n
      2. Regul\u00e4re Aufgaben, alles, was nicht mehr als einen Schritt<\/strong> ben\u00f6tigt!<\/li>\n
      3. Neues Projekt<\/strong>: Basis auch hier eine neue Aufgabe anlegen – hier werden allerdings zwei oder mehr Schritte f\u00fcr die Bearbeitung ben\u00f6tigt.
        Bei der Eingabe per „#<\/strong>“ die Liste bzw. einen neuen Namen f\u00fcr das Projekt eingeben.
        Wenn du nun etwas hast, das mehrstufig<\/strong> bearbeitet werden muss, ist das also ein Projekt. Wenn du nun in deinem Eingang weitere, ich nenne es mal neutral, Unterlagen hast, die ebenfalls zu diesem Projekt geh\u00f6ren, kannst du dies alles ebenfalls per „#“ oder am PC per Drag’n’Drop auf das entsprechende Projekt ziehen.
        Bei der Vergabe des Projektnamens bist du frei – kurz und knackig hilft aber,\u00a0 auch auf dem Handybildschirm die \u00dcbersicht zu behalten!<\/li>\n
      4. Zus\u00e4tzlich gibt es, und hierf\u00fcr musste ich googlen, um das Wort zu finden, Interessensp\u00e4ren<\/strong>. Diese sind reine Orientierungshilfen<\/strong> f\u00fcr bestehende Projekte und keine neuen oder weiteren Aufgaben. Daher h\u00e4ngst du diese Interessensph\u00e4ren als Unterprojekte<\/strong> zu den eigentlichen Projekten an.<\/li>\n
      5. Und nu? What’s next? Genau! Was mache ich eigentlich als N\u00e4chstes?<\/strong> Das ist eine Liste<\/strong>, in der du lauter To-dos sammelst, die als n\u00e4chstes „entspannt“ bearbeitet werden k\u00f6nnen. Und wenn es Projektbestandteil<\/strong> ist, hast du mit „#<\/strong>“ bereits das Projekt in das To-do eingegeben und, zur besseren Ordnung, kannst du nun per „@<\/strong>„-Zeichen noch ein Etikett<\/strong> vergeben, welches du einfach n\u00e4chste_Schritte nennst. Ja, der Tiefstrich ist Absicht, im Unterschied zu Projektnamen, die Leerzeichen beinhalten d\u00fcrften, kann ein Etikett das nicht. Daher ist der Unterstrich eine kleine Erleichterung f\u00fcr bessere Lesbarkeit. Und, und das ist besonders nett, da es sich auch \u00fcber alle Plattformen synct, kann ein klares und eindeutiges Emoticon<\/strong> am Ende f\u00fcr schnelle Wiederauffindbarkeit gerade bei umfangreicheren Listen helfen!<\/li>\n
      6. Und was ist, wenn ich mal eine Terminsache habe?<\/strong> Wo kommt neben dem Datum die Uhrzeit hin?
        Auch das ist kein Problem – allerdings r\u00e4t GTD dazu, sich auf die t\u00e4glichen Durchsichten<\/strong> zu verlassen, als eine gro\u00dfe Terminablage<\/strong> mithilfe von einzelnen Aufgaben oder \u00fcber komplizierte Projektaufbauten umzusetzen! Und auch hier zeigt sich dann, wie wichtig eine saubere Zuordnung zu Projekten und Etiketten<\/strong> ist.<\/li>\n
      7. Viele, viele Projekte f\u00fcr die t\u00e4glichen Aufgaben, die viele Unterprojekte beinhalten k\u00f6nnen<\/strong>! Bestes Beispiel: Du legst ein Projekt „Agenda<\/strong>“ oder „Tagesordnung“ an. Und nun legst du weitere Unterprojekte<\/strong> an, so was wie „Montags-Review“, „Sales-Reporting“, „Marketing-Aktivit\u00e4ten“ oder einfach „R\u00fccksprache Chef“. Dann hast du, dank der t\u00e4glichen Durchsichten, alle Aufgaben, Ideen, Unterlagen und was auch immer sonst noch so anf\u00e4llt, immer passend f\u00fcr den jeweiligen Termin griffbereit und kannst sofort loslegen.<\/li>\n
      8. Auch Fachartikel jederzeit griffbereit<\/strong>! Du wei\u00dft ja mittlerweile, dass es einen Ordner „Referenzmaterial“ gibt, in den du als Bild oder Dokument einfach Dinge anflanschen kannst, die du f\u00fcr sp\u00e4tere Verwendung<\/strong> ben\u00f6tigst. Und so kannst du auch deine Fachartikel oder Skizzen in Todoist hinterlegen und, wenn der Moment kommt, dem jeweiligen Projekt zuordnen<\/strong> – oder, wenn die Bearbeitung beginnt, sofort loslegen,<\/strong> weil einfach alles in der Ablagestruktur von Getting Things Done zu finden ist!<\/li>\n
      9. \u00dcber meine Holding-Liste<\/strong>, die sonst Warten hei\u00dft, sehe ich sofort, wann ich was an wen delegiert<\/strong> habe und ob ich schon eine R\u00fcckantwort<\/strong> bekommen habe – oder eben nicht<\/strong>. So geht auch kein Beitrag eines Kollegen verloren!
        Und, nicht vergessen: GTD fordert einen quasi auf, wann immer es geht, Dinge zu delegieren!<\/strong>
        In Todoist kann man Projekte teilen oder Aufgaben mit F\u00e4lligkeitsdatum<\/strong> und sogar Uhrzeit<\/strong> an andere Personen<\/strong> geben und Kommentare<\/strong> f\u00fcr die Zusammenarbeit<\/strong> hinterlegen. Die beste Vorgehensweise<\/strong> ist:\n
          \n
        1. f\u00fcr jede beteiligte Person ein Projekt anlegen<\/li>\n
        2. oder ein einzelnes Projekt f\u00fcr das ganze Team anlegen<\/li>\n
        3. oder ein bestehendes Projekt teilen.
          In Todoist zu bleiben, hat den Charme, dass alle vorhandenen Informationen dann auch von allen genutzt werden k\u00f6nnen – oder eben erg\u00e4nzt!<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n
        4. Kontexte, der gigantische Charme von Getting Things Done<\/strong>! Br\u00e4uche ich ein griffiges Superargument f\u00fcr GTD, es w\u00e4ren die Kontexte! Nochmal zur Erinnerung: Wie lange brauchst du, wenn ein Meeting fr\u00fcher aus ist, um f\u00fcr die verbleibende Restzeit<\/strong> eine passende Aufgabe zu finden? Mit GTD zwei Taps – und schon kannst du dir eine oder mehrere aussuchen! Oder was passt zur Wartezeit am Gate<\/strong>, idealerweise ohne Telefon und Rechner auf dem Scho\u00df, da die ganze Umgebung mit lauscht und die unmittelbaren Nachbarn auch noch mitlesen? Kontextlisten sind hier der Hit!<\/strong> „15 mins“ f\u00fcr schnelle „L\u00fcckenf\u00fcller“, „Bahn“ f\u00fcr offline und ohne Telefon, „Arzt“ f\u00fcr komplett offline und ruhig, also etwa Lesestoff in Form von Fachartikeln.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n
        5. Und nun wird’s erledigt! Weg mit dem ganzen Kram hier!<\/strong>
          Du hast also das GTD-System bef\u00fcllt<\/strong>, in den Durchsichten kategorisiert<\/strong>, Projekten und\/oder Etiketten zugeordnet<\/strong> und deine Kontextlisten angelegt<\/strong>, delegiert<\/strong> wie eine F\u00fchrungskraft und immer noch den totalen \u00dcberblick<\/strong> – dann wird es Zeit, in den Projekten und Kategorien Dinge rauszuziehen, die du jetzt erledigten<\/strong> kannst.\u00a0
          Hierzu stelle dir die Leitfrage: Was kann ich JETZT am besten tun!<\/strong> Sichte Etiketten, Projekte und Termine, die Liste n\u00e4chste Schritte und auch die Holdings.
          Und, das f\u00e4llt dir sicherlich auch gleich auf: Dank System<\/strong> hast du alles, was du zur Erledigung<\/strong> ben\u00f6tigst, in deinem System hinterlegt<\/strong> und musst nichts suchen<\/strong> oder fehlendes erst noch besorgen<\/strong>!\n
            \n
          1. Auch hilfreich: die Ansichten „Heute<\/strong>“ und „Demn\u00e4chst<\/strong>„. Dann bist du nicht nur im Blindflug, immer nur fixiert auf das, was du gerade machst, sondern eben mit Weitblick auf morgen und folgende Tage<\/strong> informiert. Aber immer ganz wichtig: aufgrund t\u00e4glicher Sichtung ist der „Eingang“ leer und alles, was da drin war, entsprechend in der Struktur verteilt.<\/li>\n
          2. Und durch dauerhafte Pr\u00fcfung der Projektliste „n\u00e4chste Schritte“ und den Kontext-Listen<\/strong> hast du f\u00fcr jede Situation den \u00dcberblick und Aufgaben mit allen Unterlagen griffbereit.<\/li>\n
          3. Du kannst es dir in Todoist noch weiter erleichtern, wenn du Ansichten \u00fcber individuelle Filtereinstellungen<\/strong> bedienst. Ein weiteres m\u00e4chtiges Tool – aber da ich das nicht nutze, musst du hier leider selbst Erfahrungen sammeln.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n
          4. Und, zu guter Letzt, der letzte Schritt des GTD-Systems: Durchsehen<\/strong>.
            Teile das am besten auf und behalte die Vorgehensweise bei:\n
              \n
            1. \n
                \n
              1. T\u00e4gliche<\/strong> Durchsicht „Eingang<\/strong>„, n\u00e4chste Schritte<\/strong> und Heute<\/strong> als auch Demn\u00e4chst<\/strong>. Mache das morgens, du solltest in 30 Minuten<\/strong> durch sein.<\/li>\n
              2. W\u00f6chentlich<\/strong>, in maximal 120 Minuten<\/strong> die gro\u00dfe „Freitagsdurchsicht<\/strong>„. Hier wird jede Liste, jedes Projekt, jedes Etikett, der Eingang<\/strong> und alles was so kreucht und fleucht angesehen und unter dem Gesichtspunkt „Was kann ich jetzt\u00a0 tun und was sollte ich jetzt tun?<\/strong>“ betrachtet.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n

                Nicht vergessen: Der Erfolg von allem h\u00e4ngt davon ab, dass euer Gehirn dem System traut und sich \u201ezur\u00fccklehnt\u201c und aufh\u00f6rt, von allem irgendwas zu merken und euch rechtzeitig zu erinnern. Also dranbleiben, weiter ausbauen, Listen pr\u00fcfen und Aufgaben erledigen. Und schon denkt ihr mehr als ihr erinnert werdet!<\/p>\n

                Und solltet ihr jetzt feststellen, dass GTD nichts oder genau euer Ding ist – niemals vergessen: der Wochenr\u00fcckblick ist der essenziellste Baustein!<\/strong><\/p>\n

                \u00a0<\/p>\n

                Ich mache euch nun noch einen vierten Teil, in dem ich die GTD-Methode und die Vorlagen bzw. den Umgang damit von Todoist verlinke und darauf eingehe und meine eigenen Erfahrungen mit guten zwei Monaten GTD in der App als auch Tipps und Tricks mit euch teile. Vielleicht ist da noch was f\u00fcr euch dabei, was euch von Todoist und\/oder GTD \u00fcberzeugt oder euch in der Anwendung noch weiterbringt!<\/p>\n

                Bleibt dran, bis zum n\u00e4chsten Teil!<\/p>\n

                \u00a0<\/p>\n

                Goodies:<\/span><\/em><\/p>\n