{"id":5871,"date":"2021-11-18T16:45:00","date_gmt":"2021-11-18T15:45:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.com\/?p=5871"},"modified":"2021-11-18T16:45:00","modified_gmt":"2021-11-18T15:45:00","slug":"und-nun-der-letzte-teil-weg-mit-meinen-dutzenden-to-do-apps-und-hin-zu-getting-things-done-mit-todoist-tipps-und-tricks-von-mir-zum-aufbau-nutzung-und-dranbleiben-der-vierte-und-vorerst-wir","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.de\/testaufbauwp\/2021\/11\/18\/und-nun-der-letzte-teil-weg-mit-meinen-dutzenden-to-do-apps-und-hin-zu-getting-things-done-mit-todoist-tipps-und-tricks-von-mir-zum-aufbau-nutzung-und-dranbleiben-der-vierte-und-vorerst-wir\/","title":{"rendered":"&#8230;und nun der letzte Teil: Weg mit meinen dutzenden To-do-Apps und hin zu Getting Things Done mit @todoist &#8211; Tipps und Tricks von mir zum Aufbau, Nutzung und Dranbleiben! &#8211; Der vierte und vorerst wirklich allerletzte Teil, versprochen!"},"content":{"rendered":"<p><em>Mit viel Spannungsbogen habe ich euch den Namen der App verschwiegen, um den Schwerpunkt auf den eigentlichen &#8222;Backbone&#8220;, das Ger\u00fcst zu legen, n\u00e4mlich: GTD &#8211; Getting Things Done von David Allen. Da es ein einfaches System ist, dass auf einen Glaubenssatz und zwei Arten von Durchsichten setzt, verleitet es gerne, es nicht oder in Teilen korrekt umzusetzen. Erst recht, wenn es nun in eine f\u00fcr euch vielleicht auch noch neue App umgesetzt werden soll. Daher m\u00f6chte ich euch ein paar Tipps geben, die mir beim Umsetzen, der t\u00e4glichen Arbeit und auch mit den Durchsichten so aufgefallen sind. Und gerne weiter her mit euren Fragen und Anmerkungen, ich sammle die aktuell und beantworte die, unter kritischer Masse, an euch direkt und sollte die Anzahl \u00fcber eine kritische Masse wachsen, per neuem Blog und Pod!<\/em><\/p>\n<figure id=\"attachment_5863\" aria-describedby=\"caption-attachment-5863\" style=\"width: 525px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-5863 size-large\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/pxl_20211028_1526083405670190135222075422-768x1024.jpg?resize=525%2C700&#038;ssl=1\" alt=\"Gettings Things Done, David Allen, aus meinem B\u00fccherregal \/ Bild-\/Quelle: privat\" width=\"525\" height=\"700\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-5863\" class=\"wp-caption-text\">Gettings Things Done, David Allen, aus meinem B\u00fccherregal \/ Bild-\/Quelle: privat<\/figcaption><\/figure>\n<p>\u00a0<\/p>\n<audio class=\"wp-audio-shortcode\" id=\"audio-5871-1\" preload=\"none\" style=\"width: 100%;\" controls=\"controls\"><source type=\"audio\/mpeg\" src=\"https:\/\/zopb4l.podcaster.de\/download\/183_20211110_ichbindochnichthierumbeliebtzusein_com_GTD_mit_Todoist_Der_4-_Teil.mp3?_=1\" \/><a href=\"https:\/\/zopb4l.podcaster.de\/download\/183_20211110_ichbindochnichthierumbeliebtzusein_com_GTD_mit_Todoist_Der_4-_Teil.mp3\">https:\/\/zopb4l.podcaster.de\/download\/183_20211110_ichbindochnichthierumbeliebtzusein_com_GTD_mit_Todoist_Der_4-_Teil.mp3<\/a><\/audio>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Ich fliege mit euch schnell \u00fcber die Kernbestandteile von GTD: Das Kernst\u00fcck von GTD ist, dass du die Frage \u201e<strong>Was mache ich als N\u00e4chstes?<\/strong>\u201c jederzeit problemlos beantworten kannst.<\/p>\n<p>Dazu setzen wir das <strong>f\u00fcnfstufige GTD-Modell<\/strong> um \u2013 in der App <a href=\"https:\/\/todoist.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Todoist<\/a>:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Sammeln<\/strong>: Wirklich alles fliegt in die App. Einfach auf \u201e+\u201c dr\u00fccken und als Notiz in den Eingang werfen. Hauptsache, das Gehirn muss sich nicht mehr an alles erinnern!<\/li>\n<li><strong>Verarbeiten<\/strong>: Was habe ich hier und mit wieviel Aufwand kann ich es abarbeiten? Sofort, bei Zeitbedarf kleiner zwei Minuten, oder als mehrstufiges Projekt? Oder im Kontext einer Bahnfahrt oder eines Arztbesuches?<\/li>\n<li><strong>Organisieren<\/strong>: das erste Kernst\u00fcck! Alles, was du durch Sammeln und Verarbeiten in deinem GTD hast, wird nun organisiert \u2013 in Abh\u00e4ngigkeit dessen, was du hier vor dir hast und wie umfangreich du in Todoist Etiketten und Projekte schon einsetzt.\u00a0<\/li>\n<li><strong>Erledigen<\/strong>: Je nach Terminlage, Kontext oder deinem aktuellen Zeitbudget werden nun ein oder mehrere To-dos hoch konzentriert mit allen ben\u00f6tigten Mitteln abgearbeitet und erledigt.<\/li>\n<li><strong>Durchsehen<\/strong>: das zweite Kernst\u00fcck! T\u00e4glich die Aufgaben des Tages und des Folgetags durchsehen, pr\u00fcfen, dass alles zur Bearbeitung vorliegt, sonst beschaffen, zuordnen und idealerweise erledigen.\u00a0<br \/>Und freitags (oder nach Wahl an einem anderen Tag) die gro\u00dfe Durchsicht: was ist offen, was ist erledigt, was steckt in den einzelnen Listen, was ist auf der Vielleicht\/Eines Tages-Liste drauf, was ist aktuell undatiert, sollte aber langsam in den Fokus r\u00fccken. Und was habe ich die Woche erledigt und was kommt in der n\u00e4chsten auf mich zu?<\/li>\n<\/ol>\n<p><strong><span style=\"text-decoration: underline;\">Meine Basic-Tipps f\u00fcr euch:<\/span><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Mich kann man mit zwei Dingen fangen: das Teil, die App, das Ger\u00e4t oder was auch immer, kann automatisch <strong>twittern<\/strong> oder es hat etwas an sich, was mich durch <strong>Miniwettbewerbe<\/strong>, Punkte oder \u00c4hnliches <strong>bei der Stange h\u00e4lt.<\/strong> In Todoist gibt es f\u00fcnf <strong>Level<\/strong>, die mit sogenannten <strong>Karma-Punkten<\/strong> erreicht werden. Und Punkte gibt es f\u00fcrs Dranbleiben, also Nutzung der App und auch Erledigung von To-dos. Also: in den <strong>Voreinstellungen Karma-Punkte aktivieren<\/strong> und in den weiteren Vorgaben einstellen, wie viele To-dos ihr t\u00e4glich erledigen wollt. So kommt ihr zu Karma-Punkten \u2013 und k\u00f6nnt sogar euren <strong>wohlverdienten Urlaub \u201epausieren\u201c<\/strong>, damit es mit den erreichten Levels und Punkten nicht wieder abw\u00e4rts geht!<\/li>\n<li>Ich wei\u00df, ihr k\u00f6nnt es schon nicht mehr h\u00f6ren, aber besorgt euch das englischsprachige <strong>Buch<\/strong> und arbeitet es durch. Auch wenn es immer noch Z\u00fcge der fr\u00fcheren Ausgabe beinhaltet, wo ihr noch von Papier und physikalischen Ablagesystemen lesen werdet \u2013 es ist es wert. Wer wie ich bei amazon kauft, folgt diesem Link \u2013 sonst einfach nach &#8222;<a href=\"https:\/\/amzn.to\/2ZE36Td\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Getting Things Done&#8220;<\/a> von David Allen bei eurem bevorzugten H\u00e4ndler suchen. (Hier auch noch der Link auf die <a href=\"https:\/\/amzn.to\/31cYjbV\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">deutsche Ausgabe<\/a> und das <a href=\"https:\/\/amzn.to\/3nAJtTX\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Workbook (englisch)<\/a> oder auch in <a href=\"https:\/\/amzn.to\/3GyWw0K\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Deutsch<\/a>, in dem typische Szenarien von GTD praktisch und im Alltag erkl\u00e4rt und angewandt werden).<\/li>\n<li><span style=\"color: #ff0000;\">F\u00fcr die <strong>Todoist-App<\/strong> kann ich euch ein Angebot machen: \u00fcber <a style=\"color: #ff0000;\" href=\"https:\/\/todoist.com\/r\/steve_ihnnvh\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">diesen Link<\/a> registrieren und <strong>zwei Monate absolut kostenfrei die Pro-Version<\/strong> nutzen.<\/span><\/li>\n<li>Apropos Todoist: unter <a href=\"https:\/\/todoist.com\/de\/templates\/apps\/gtd-weekly-review\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">diesem Link<\/a> gibt es, wenn ihr einen Account bei Todoist angelegt habt, mit einem Klick eine <strong>GTD-Wochen-Durchsicht-Checkliste<\/strong> f\u00fcr lau. Ihr k\u00f6nnt die auch ohne Probleme erweitern oder verk\u00fcrzen und auch sonst mehr oder weniger auf eure Bed\u00fcrfnisse anpassen.<\/li>\n<li>Und wenn f\u00fcr euch keines der GTD-B\u00fccher in egal welcher Sprache infrage kommt und gef\u00e4lligst das Internet umsonst eine ausf\u00fchrliche Anleitung bereithalten soll, werdet ihr unter <a href=\"https:\/\/todoist.com\/de\/productivity-methods\/getting-things-done\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">diesem Link bei Todoist f\u00fcndig<\/a> \u2013 GTD und die Umsetzung im Detail erkl\u00e4rt.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Damit habt ihr nun, ob per Buch, Internet oder wie auch immer, die <strong>Grundlagen<\/strong>. Was ist GTD, was versteckt sich hinter Getting Things Done und wie packe ich das in die Todoist-App. Aber nun zu den <strong>praktischen Tipps f\u00fcr die Umsetzung in Todoist:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>GTD ist <strong>kein<\/strong> System, dass mit <strong>Datum- und Uhrzeit-Erinnerungen<\/strong> funktioniert! Du hast t\u00e4gliche und w\u00f6chentliche\u00a0<strong>Durchsichten<\/strong>, um das System aktuell zu halten und f\u00fcr dich <strong>immer zu wissen<\/strong>, was du als <strong>N\u00e4chstes<\/strong> machen kannst oder eben sollst!<\/li>\n<li>Mithilfe der <strong>Projekt<\/strong>-Funktion (per Tastaturk\u00fcrzel #) bilden wir die im urspr\u00fcnglichen GTD-System als physikalische <strong>Ordner<\/strong> abgebildete Ablageorte ab. In Hinblick auf die Durchsichten kann ich nur empfehlen: <strong>so viele wie n\u00f6tig, so wenig wie m\u00f6glich!<\/strong><\/li>\n<li>Die\u00a0<strong>Interessensph\u00e4ren<\/strong> (also etwa Hobbys oder erg\u00e4nzende Themen zu bestehenden Projekten), die <strong>Kontextlisten<\/strong> (Arzt, Bahn, 20 Minuten) und die \u201eVorsortierung\u201c der <strong>n\u00e4chsten Schritte<\/strong> innerhalb von Projekten machen wir \u00fcber die in der App verf\u00fcgbaren <strong>Etiketten<\/strong>. Diese lassen sich, wenn man es noch \u00fcbersichtlicher haben will, auch filtern.\u00a0<\/li>\n<li>Kleiner\u00a0<strong>Etiketten-Pro-Tipp<\/strong>: Am besten kurz formulieren und IMMER OHNE Leerzeichen eingeben, sonst wandelt die App das automatisch in Unterstriche (_) um. Bei einer oder zwei Etiketten geht das \u2013 aber dann wird es m\u00fchselig und un\u00fcbersichtlich!<\/li>\n<li>Sowohl bei\u00a0<strong>Projektnamen<\/strong> als auch bei den\u00a0<strong>Etiketten<\/strong> kann \u00fcber die App am Ende (jeweils OHNE Leerzeichen) ein Emoji gesetzt werden \u2013 hilft tats\u00e4chlich beim schnellen Suchen und Finden!<\/li>\n<\/ul>\n<p>F\u00fcr den eigentlichen Prozessablauf, nicht sch\u00f6n, aber wertvoll, das mit Unterst\u00fctzung einer bekannten Folienjongleur-Anwendung erstellte Ablaufdiagramm (mit Klick auch in noch gr\u00f6\u00dfer):<\/p>\n<figure id=\"attachment_5912\" aria-describedby=\"caption-attachment-5912\" style=\"width: 525px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-5912 size-large\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.de\/testaufbauwp\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/20211102-BlogPod-Todoist-GTD-GTD-Ablauf-Diagramm-v0.1.png?resize=525%2C295&#038;ssl=1\" alt=\"Ablaufdiagramm GTD in Todoist \/ Bild-\/Quelle: ichbindochnichthierumbeliebtzusein.com\" width=\"525\" height=\"295\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.de\/testaufbauwp\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/20211102-BlogPod-Todoist-GTD-GTD-Ablauf-Diagramm-v0.1.png?resize=1024%2C576&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.de\/testaufbauwp\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/20211102-BlogPod-Todoist-GTD-GTD-Ablauf-Diagramm-v0.1.png?resize=300%2C169&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.de\/testaufbauwp\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/20211102-BlogPod-Todoist-GTD-GTD-Ablauf-Diagramm-v0.1.png?resize=768%2C432&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.de\/testaufbauwp\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/20211102-BlogPod-Todoist-GTD-GTD-Ablauf-Diagramm-v0.1.png?w=1280&amp;ssl=1 1280w\" sizes=\"auto, (max-width: 525px) 100vw, 525px\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-5912\" class=\"wp-caption-text\">Ablaufdiagramm GTD in Todoist \/ Bild-\/Quelle: ichbindochnichthierumbeliebtzusein.com<\/figcaption><\/figure>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p>Und hier <span style=\"text-decoration: underline;\"><strong>meine Grundregeln<\/strong><\/span> bei der Bearbeitung:<\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 1rem;\">Alles, was\u00a0<\/span><strong style=\"font-size: 1rem;\">weniger als zwei Minuten<\/strong><span style=\"font-size: 1rem;\"> Zeit in Anspruch nimmt, wird\u00a0<\/span><strong style=\"font-size: 1rem;\">sofort<\/strong><span style=\"font-size: 1rem;\"> erledigt!<\/span><\/li>\n<li>Alles andere wird wahlweise ein\u00a0<strong>Projekt<\/strong> oder bekommt das\u00a0<strong>Etikett<\/strong> \u201e<strong>N\u00e4chste Schritte<\/strong>\u201c (per Kurztaste &#8222;<strong>@<\/strong>&#8222;) angeh\u00e4ngt und wird in einen entsprechenden \u201e<strong>Ordner<\/strong>\u201c (also <strong>Projekt, <\/strong>zum Beispiel<strong> \u201eEinfache Aufgabenliste\u201c<\/strong>) abgelegt.<\/li>\n<li><strong>Delegieren<\/strong> \u00fcber meine <strong>Etikette Holding <\/strong>(Warten, falls du mit Holding nichts anfangen kannst!)! Immer verbunden mit der Frage: <strong>Bin ich die richtige Person f\u00fcr diesen Job? Und falls nein, wer dann?<\/strong>\n<ul>\n<li><strong>Pro-Tipp<\/strong>: Delegieren geht auch aus der App heraus, wenn der Empf\u00e4nger auch bei Todoist ist&#8230; oder per E-Mail&#8230;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Und nie vergessen:\u00a0<strong>Kernst\u00fcck<\/strong> ist die <strong>t\u00e4gliche<\/strong> und <strong>w\u00f6chentliche Durchsicht<\/strong>!<br \/>Das <strong>Gehirn muss dem System vertrauen, um aufzuh\u00f6ren, sich doch noch verzweifelt Fragmente von Aufgaben und Fristen oder auch To-dos zu merken! Es soll frei denken, das kann es n\u00e4mlich am besten!<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Ziel f\u00fcr mich war, das System in Todoist <strong>so einfach wie m\u00f6glich und auch so umfangreich wie n\u00f6tig zu bauen<\/strong>. Schlie\u00dflich, so die Theorie, will ich es <strong>so oft wie m\u00f6glich nutzen und schnell, schnell alles reinwerfen<\/strong>. Und ich muss mich selbst loben: Das ist mir wirklich gegl\u00fcckt.<br \/>Und, wenn ihr es aktiv nutzt, h\u00e4lt euch auch Todoist bei der Stange: Wer mehr und regelm\u00e4\u00dfig Sachen erledigt, eintr\u00e4gt und verarbeitet, bekommt sogenannte <strong>Karma-Punkte<\/strong> und steigt so spielerisch bis zu f\u00fcnf Erfahrungsstufen auf. Achtung: in den Einstellungen nicht vergessen, <strong>Urlaubsabwesenheiten<\/strong> zu aktivieren, sonst geht es wieder r\u00fcckw\u00e4rts!<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\"><strong>Und nun, endlich, erg\u00e4nzend zu der Grafik ein St\u00fcckchen weiter oben, mein komplettes und detailliertes Vorgehen \u2013 gerne zum Nachmachen, Kopieren oder Zweckentfremden!<\/strong><\/span><\/p>\n<ol>\n<li><strong>Steve, der J\u00e4ger und Sammler<\/strong><br \/>Ganz GTD-like packe ich alles durch Klick auf das &#8222;+&#8220; in der App in den Eingang von Todoist. Einfach immer rein damit. Was mir in den Sinn kommt, woran ich mich erinnern m\u00f6chte, was mir einf\u00e4llt, was ich bei einem anderen Einfall besser machen k\u00f6nnte&#8230; &#8222;+&#8220;, &#8222;+&#8220; und noch mehr &#8222;+&#8220;! Damit folge ich der Leitlinie, alles immer <strong>sofort<\/strong> einzugeben! Und entlaste mein Hirn und arbeite an dem Vertrauen in das System!<br \/>Und obwohl Todoist mehrere Eingangsk\u00f6rbe abbilden kann, bleibe ich stoisch bei dem einen, der standardm\u00e4\u00dfig da ist! Das <strong>System einfach halten<\/strong>!<br \/>Und durch die Nutzung der App auf dem Handy genie\u00dfe ich weitere Vorteile: Ich kann <strong>Bilder<\/strong> zu den Notizen einbinden, relevantes von <strong>Google Drive<\/strong> einbinden, noch bin ich zahlender <strong>Pocket<\/strong>-Nutzer, auch das wird in den Eingang gesp\u00fclt und alles, was <strong>IFTTT<\/strong> hergibt, schluckt auch Todoist!<br \/>Und am Rande: ich kann Aufgaben mit <strong>Kommentaren<\/strong> und <strong>Unterprojekten<\/strong> versehen!<\/li>\n<li><strong>Nun drehen wir alles durch die Mangel und verarbeiten es<\/strong><br \/>Alles, was <strong>mehr als einen Schritt<\/strong> hat, wird zu einem <strong>Projekt<\/strong>. Alles, was <strong>weniger als zwei Minuten Zeit ben\u00f6tigt, wird sofort erledigt<\/strong>. <strong>Referenzmaterial<\/strong> hat keine Action und wird irgendwann mal ben\u00f6tigt. Was habe ich an wen bis wann <strong>delegiert<\/strong>? Mein Eingang l\u00e4uft \u00fcber? Dann in <strong>Handlungsschritte<\/strong> umwandeln!\u00a0<br \/>Zur <strong>Erleichterung<\/strong> kann das eine oder andere in einen <strong>Termin mit Uhrzeit<\/strong> umgewandelt werden. Da liegt was, was kein Referenzmaterial ist und es wird nicht ben\u00f6tigt? <strong>L\u00f6schen<\/strong> dr\u00fccken! Und klar: alles bestehenden oder neu zu schaffenden <strong>Projekten<\/strong> und\/oder <strong>Etiketten<\/strong> hinzuf\u00fcgen!<br \/><strong>Ganz wichtig: die Aufgabe so konkret und umsetzbar eingeben und mit so viel Information anreichern wie nur m\u00f6glich! <\/strong>\n<p>\u00a0<\/p>\n<\/li>\n<li><strong>Achtung, Kernst\u00fcck Nummer eins \u2013 das Organisieren, jetzt wird es so richtig ernst!<\/strong><br \/>Um hier schnell und zielgerichtet zum Ziel zu kommen, empfiehlt es sich, in Todoist eine Mischung aus (selbst angelegten) Etiketten und (selbst angelegten) Projekten zu nutzen!\n<ol>\n<li>Einfache Aufgabe, in <strong>weniger als zwei Minuten zu erledigen: sofort<\/strong> machen!<\/li>\n<li>Regul\u00e4re Aufgaben, alles, was <strong>nicht mehr als einen Schritt<\/strong> ben\u00f6tigt!<\/li>\n<li>Neues <strong>Projekt<\/strong>: Basis auch hier eine neue Aufgabe anlegen \u2013 hier werden allerdings zwei oder mehr Schritte f\u00fcr die Bearbeitung ben\u00f6tigt.<br \/>Bei der Eingabe per &#8222;<strong>#<\/strong>&#8220; die Liste oder einen neuen Namen f\u00fcr das Projekt eingeben.<br \/>Wenn du nun etwas hast, das <strong>mehrstufig<\/strong> bearbeitet werden muss, ist das also ein Projekt. Wenn du nun in deinem Eingang weitere, ich nenne es mal neutral, Unterlagen hast, die ebenfalls zu diesem Projekt geh\u00f6ren, kannst du dies alles ebenfalls per \u201e#\u201c oder am PC per Drag&#8217;n&#8217;Drop auf das entsprechende Projekt ziehen.<br \/>Bei der Vergabe des Projektnamens bist du frei \u2013 kurz und knackig hilft aber,\u00a0 auch auf dem Handybildschirm die \u00dcbersicht zu behalten!<\/li>\n<li>Zus\u00e4tzlich gibt es, und hierf\u00fcr musste ich googlen, um das Wort zu finden, <strong>Interessensph\u00e4ren<\/strong>. Diese sind <strong>reine Orientierungshilfen<\/strong> f\u00fcr bestehende Projekte und keine neuen oder weiteren Aufgaben. Daher h\u00e4ngst du diese Interessenssp\u00e4hren als <strong>Unterprojekte<\/strong> zu den eigentlichen Projekten an. Ich gestehe: ich nutze diese nicht!<\/li>\n<li>Und nu? What&#8217;s next? Genau! <strong>Was mache ich eigentlich als N\u00e4chstes?<\/strong> Das ist eine <strong>Liste<\/strong>, in der du lauter To-dos sammelst, die als n\u00e4chstes \u201eentspannt\u201c bearbeitet werden k\u00f6nnen. Und wenn es <strong>Projektbestandteil<\/strong> ist, hast du mit \u201e<strong>#<\/strong>\u201c bereits das Projekt in das To-do eingegeben und, zur besseren Ordnung, kannst du nun per &#8222;<strong>@<\/strong>&#8222;-Zeichen noch ein <strong>Etikett<\/strong> vergeben, welches du einfach n\u00e4chste_Schritte nennst. Ja, der Tiefstrich ist Absicht, im Unterschied zu Projektnamen, die Leerzeichen beinhalten d\u00fcrften, kann ein Etikett das nicht. Daher ist der Unterstrich eine kleine Erleichterung f\u00fcr bessere Lesbarkeit. Und, und das ist besonders nett, da es sich auch \u00fcber alle Plattformen synct, kann ein klares und eindeutiges <strong>Emoticon<\/strong> am Ende f\u00fcr schnelle Wiederauffindbarkeit gerade bei umfangreicheren Listen helfen!<\/li>\n<li><strong>Und was ist, wenn ich mal eine Terminsache habe?<\/strong> Wo kommt neben dem Datum die Uhrzeit hin?<br \/>Auch das ist kein Problem \u2013 allerdings r\u00e4t GTD dazu, sich auf die <strong>t\u00e4glichen Durchsichten<\/strong> zu verlassen, als eine <strong>gro\u00dfe Terminablage<\/strong> mithilfe von einzelnen Aufgaben oder \u00fcber komplizierte Projektaufbauten umzusetzen! Und auch hier zeigt sich dann, wie wichtig eine <strong>saubere Zuordnung zu Projekten und Etiketten<\/strong> ist.<\/li>\n<li><strong>Viele, viele Projekte f\u00fcr die t\u00e4glichen Aufgaben, die viele Unterprojekte beinhalten k\u00f6nnen<\/strong>! Bestes Beispiel: Du legst ein Projekt \u201eAgenda\u201c oder \u201eTagesordnung\u201c an. Und nun legst du <strong>weitere Unterprojekte<\/strong> an, so was wie \u201eMontags-Review\u201c, \u201eSales-Reporting\u201c, \u201eMarketing-Aktivit\u00e4ten\u201c oder einfach \u201eR\u00fccksprache Chef\u201c. Dann hast du, dank der t\u00e4glichen Durchsichten, alle Aufgaben, Ideen, Unterlagen und was auch immer sonst noch so anf\u00e4llt, immer passend f\u00fcr den jeweiligen Termin griffbereit und kannst sofort loslegen.<\/li>\n<li><strong>Auch Fachartikel jederzeit griffbereit<\/strong>! Du wei\u00dft ja mittlerweile, dass es einen Ordner \u201eReferenzmaterial\u201c gibt, in den du als Bild oder Dokument einfach Dinge anflanschen kannst, die du f\u00fcr <strong>sp\u00e4tere Verwendung<\/strong> ben\u00f6tigst. Und so kannst du auch deine Fachartikel oder Skizzen in Todoist hinterlegen und, wenn der Moment kommt, dem <strong>jeweiligen Projekt zuordnen \u2013 <\/strong>oder, wenn die Bearbeitung beginnt, <strong>sofort loslegen,<\/strong> weil einfach alles in der Ablagestruktur von Getting Things Done zu finden ist!<\/li>\n<li>\u00dcber meine <strong>Holding-Liste<\/strong>, die sonst Warten hei\u00dft, sehe ich sofort, wann ich was an wen <strong>delegiert<\/strong> habe und ob ich schon eine <strong>Antwort<\/strong> bekommen habe \u2013 oder eben <strong>nicht<\/strong>. So geht auch kein Beitrag eines Kollegen verloren!<br \/>Und, nicht vergessen: <strong>GTD fordert einen gewisserma\u00dfen auf, wann immer es geht, Dinge zu delegieren!<br \/><\/strong><br \/>In Todoist kann man Projekte teilen oder Aufgaben mit <strong>F\u00e4lligkeitsdatum<\/strong> und sogar <strong>Uhrzeit<\/strong> an andere <strong>Personen<\/strong> geben und <strong>Kommentare<\/strong> f\u00fcr die <strong>Zusammenarbeit<\/strong> hinterlegen. Die beste <strong>Vorgehensweise<\/strong> ist:\n<ol>\n<li>f\u00fcr jede beteiligte Person ein Projekt anlegen<\/li>\n<li>oder ein einzelnes Projekt f\u00fcr das ganze Team anlegen<\/li>\n<li>oder ein bestehendes Projekt teilen.<br \/>In Todoist zu bleiben, hat den Charme, dass alle vorhandenen Informationen dann auch von allen genutzt werden k\u00f6nnen &#8211; oder eben erg\u00e4nzt!<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<li><strong>Kontexte, der gigantische Charme von Getting Things Done<\/strong>! Br\u00e4uche ich ein griffiges Superargument f\u00fcr GTD, es w\u00e4ren die Kontexte! Nochmal zur Erinnerung: Wie lange brauchst du, wenn ein Meeting fr\u00fcher aus ist, um f\u00fcr die <strong>verbleibende Restzeit<\/strong> eine passende Aufgabe zu finden? Mit GTD zwei Taps \u2013 und schon kannst du dir eine oder mehrere aussuchen! Oder was passt zur <strong>Wartezeit am Gate<\/strong>, idealerweise ohne Telefon und Rechner auf dem Scho\u00df, da die ganze Umgebung mit lauscht und die unmittelbaren Nachbarn auch noch mitlesen?<strong> Kontextlisten sind hier der Hit!<\/strong> \u201e15 mins\u201c f\u00fcr schnelle \u201eL\u00fcckenf\u00fcller\u201c, \u201eBahn\u201c f\u00fcr offline und ohne Telefon, \u201eArzt\u201c f\u00fcr komplett offline und ruhig, also etwa Lesestoff in Form von Fachartikeln.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<li><strong>Und nun wird&#8217;s erledigt! Weg mit dem ganzen Kram hier!<\/strong><br \/>Du hast also das GTD-System <strong>bef\u00fcllt<\/strong>, in den Durchsichten <strong>kategorisiert<\/strong>, Projekten und\/oder Etiketten <strong>zugeordnet<\/strong> und deine Kontextlisten <strong>angelegt<\/strong>, <strong>delegiert<\/strong> wie eine F\u00fchrungskraft und immer noch den <strong>totalen \u00dcberblick \u2013 <\/strong>dann wird es Zeit, in den Projekten und Kategorien Dinge rauszuziehen, die du jetzt <strong>erledigten<\/strong> kannst.\u00a0<br \/>Hierzu stelle dir die <strong>Leitfrage: Was kann ich JETZT am besten tun!<\/strong> Sichte Etiketten, Projekte und Termine, die Liste n\u00e4chste Schritte und auch die Holdings.<br \/>Und, das f\u00e4llt dir sicherlich auch gleich auf: Dank <strong>System<\/strong> hast du alles, was du zur <strong>Erledigung<\/strong> ben\u00f6tigst, in deinem System <strong>hinterlegt<\/strong> und musst nichts <strong>suchen<\/strong> oder fehlendes erst noch <strong>besorgen<\/strong>!\n<ol>\n<li>Auch hilfreich: die Ansichten \u201eHeute\u201c und \u201e<strong>Demn\u00e4chst<\/strong>\u201c. Dann bist du nicht nur im Blindflug, immer nur fixiert auf das, was du gerade machst, sondern auch mit Weitblick auf <strong>morgen und folgende Tage<\/strong> informiert. Aber immer essenziell: aufgrund t\u00e4glicher Sichtung ist der \u201eEingang\u201c leer und alles, was da drin war, entsprechend in der Struktur verteilt.<\/li>\n<li>Und durch dauerhafte Pr\u00fcfung der <strong>Projektliste \u201en\u00e4chste Schritte\u201c und den Kontextlisten<\/strong> hast du f\u00fcr jede Situation den \u00dcberblick und Aufgaben mit allen Unterlagen griffbereit.<\/li>\n<li>Du kannst es dir in Todoist noch weiter erleichtern, wenn du Ansichten \u00fcber <strong>individuelle Filtereinstellungen<\/strong> bedienst. Ein weiteres m\u00e4chtiges Tool \u2013 aber da ich das nicht nutze, musst du hier leider selbst Erfahrungen sammeln.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<li>Und, zu guter Letzt, der letzte Schritt des GTD-Systems: <strong>Durchsehen<\/strong>.<br \/>Teile das am besten auf und behalte die Vorgehensweise bei:\n<ol>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ol>\n<li><strong>T\u00e4gliche<\/strong> Durchsicht \u201eEingang\u201c, <strong>n\u00e4chste Schritte<\/strong> und <strong>Heute<\/strong> als auch <strong>Demn\u00e4chst<\/strong>. Mache das morgens, du solltest in <strong>30 Minuten<\/strong> durch sein.<\/li>\n<li><strong>W\u00f6chentlich<\/strong>, in maximal <strong>120 Minuten<\/strong> die gro\u00dfe \u201e<strong>Freitagsdurchsicht<\/strong>\u201c. Hier wird <strong>jede Liste, jedes Projekt, jedes Etikett, der Eingang<\/strong> und alles, was so kreucht und fleucht angesehen und unter dem Gesichtspunkt \u201e<strong>Was kann ich jetzt\u00a0 tun und was sollte ich jetzt tun?<\/strong>\u201c betrachtet.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p>Nicht vergessen: Der Erfolg von allem h\u00e4ngt davon ab, dass euer Gehirn dem System traut und sich \u201ezur\u00fccklehnt\u201c und aufh\u00f6rt, von allem etwas zu merken und euch rechtzeitig zu erinnern. Also dranbleiben, weiter ausbauen, Listen pr\u00fcfen und Aufgaben erledigen. Und schon denkt ihr mehr als ihr erinnert werdet!<\/p>\n<p>Und solltet ihr jetzt feststellen, dass GTD <strong>nichts oder genau euer Ding ist<\/strong> \u2013 niemals vergessen: <strong>Der Wochenr\u00fcckblick ist der essenziellste Baustein!<\/strong><\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p>Das w\u00e4re es jetzt gewesen!<br \/>Vielleicht mache ich in ein paar Wochen, wenn ihr euch auch soweit eingearbeitet und mithilfe der kostenfreien Monate die App Todoist auf Herz und Nieren pr\u00fcfen konntet, noch einen \u2013 dann aber wirklich allerletzten \u2013 Teil, einfach nur, um meine Erfahrungen und gesammelte Tipps und Tricks mit dem System unter Todoist zur Verf\u00fcgung zu stellen&#8230; wie gesagt, das kann ein wenig dauern&#8230; und nach f\u00fcnf Teilen hier, ben\u00f6tigt ihr sicherlich auch erst mal ein wenig Ruhe!<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><strong style=\"font-size: revert;\"><span style=\"text-decoration: underline;\">Bleibt dran, viel Erfolg<\/span> \u2013 und lasst mich wissen, wie es euch mit GTD, der Einrichtung und der Umsetzung und der Verwendung der App so ergangen ist! Ich freue mich auf eure R\u00fcckmeldungen und Verbesserungsvorschl\u00e4ge hierzu!!!<\/strong><\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><em><span style=\"text-decoration: underline;\">Goodies, noch mal zusammengefasst:<\/span><\/em><\/p>\n<ul>\n<li>Wenn du noch nicht bei Todoist angemeldet bist, kannst du \u00fcber <a href=\"https:\/\/todoist.com\/r\/steve_ihnnvh\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">diesen Link<\/a> gleich zwei Monate Pro-Plan f\u00fcr umsonst nutzen!<\/li>\n<li>Ich bin, wie du wei\u00dft, gro\u00dfer amazon-Fan, daher sind die drei kommenden Links alle f\u00fcr amazon \u2013 aber klar, jeder gut sortierte Buchladen oder weitere Onlineh\u00e4ndler haben die B\u00fccher auch:\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/amzn.to\/3nCOZ8F\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Getting things done als Buch im englischen Original<\/a>, meine Kaufempfehlung!<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/amzn.to\/3GtCJ2V\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">GTD the Workbook: Englische Ausgabe<\/a> (und hier der Link auf die <a href=\"https:\/\/amzn.to\/3qckLMN\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">deutsche Version<\/a>), typische Dinge im beruflichen Alltag und wie GTD drum rum gestrickt wird, um dir das Leben leichter zu machen (ich habe es als eBook gekauft und auf einem mobilen Ger\u00e4t somit immer dabei!)<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/amzn.to\/3mpJdbg\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Wie ich Dinge geregelt bekomme, die deutsche Version<\/a> von Getting Things Done als Buch.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Die <a href=\"https:\/\/todoist.com\/de\/templates\/apps\/gtd-weekly-review\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">offizielle Todoist-GTD-Vorlage f\u00fcr den Wochenr\u00fcckblick<\/a> \u2013 mit einem Klick in deinen Todoist-Account \u00fcbernommen und zur sofortigen Verwendung.<\/li>\n<\/ul>\n<hr \/>\n<pre style=\"text-align: center;\"><em>PodCast abonnieren: | <\/em><em><a href=\"https:\/\/zopb4l.podcaster.de\/steveschutzbier.rss\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">direkt<\/a><\/em><em> | <\/em><em><a href=\"https:\/\/itunes.apple.com\/de\/podcast\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein-com-blogpost-in\/id1397425487?mt=2\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">iTunes<\/a><\/em><em> | <\/em><em><a href=\"https:\/\/open.spotify.com\/show\/7aD22F9FGdLmRXaCP1uL3N\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Spotify<\/a><\/em><em> | <\/em><em><a href=\"https:\/\/www.google.com\/podcasts?feed=aHR0cHM6Ly9wY3IuYXBwbGUuY29tL2lkMTM5NzQyNTQ4Nw\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Google<\/a><\/em><em> | <a href=\"https:\/\/music.amazon.de\/podcasts\/6df823b8-d073-4dcd-8b45-c349bfe77c78\/Der-ichbindochnichthierumbeliebtzuseincom-PodCast-Technik-Gadgets-Meinungen-und-aktuelle-Themen-die-das-Netz-und-die-Welt-bewegen-von-Steve-Schutzbier\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">amazon<\/a> |\nPROUDLY RECORDED AND PRODUCED WITH <a href=\"https:\/\/ultraschall.fm\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Ultraschall5<\/a>\n<\/em><\/pre>\n\n\n<div class=\"wp-block-image size-full is-resized\"><figure class=\"alignright is-resized\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/ichbindochnichthierumbeliebtzusein.de\/testaufbauwp\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/20210720-Ultraschall-Aufkleber-e1631027719599.png?resize=81%2C36&#038;ssl=1\" alt=\"Made with Ultraschall \/ Logo-Quelle ultraschall.fm\" class=\"wp-image-5279\" width=\"81\" height=\"36\"\/><\/figure><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Mit viel Spannungsbogen habe ich euch den Namen der App verschwiegen, um den Schwerpunkt auf den eigentlichen &#8222;Backbone&#8220;, das Ger\u00fcst zu legen, n\u00e4mlich: GTD &#8211; Getting Things Done von David Allen. Da es ein einfaches System ist, dass auf einen Glaubenssatz und zwei Arten von Durchsichten setzt, verleitet es gerne, es nicht oder in Teilen korrekt umzusetzen. Erst recht, wenn es nun in eine f\u00fcr euch vielleicht auch noch neue App umgesetzt werden soll. Daher m\u00f6chte ich euch ein paar Tipps geben, die mir beim Umsetzen, der t\u00e4glichen Arbeit und auch mit den Durchsichten so aufgefallen sind. 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